프리젠테이션 시간이 끝나고, 누구도 피해갈 수 없는 상황이 있습니다. 바로 질의응답 시간입니다. 열심히 준비를 해서 프리젠테이션을 잘 마친 사람들도, 이 부분에서는 긴장하기 마련입니다.
그러나 일어날 수 있는 다양한 상황에 대해 미리 알고 대처한다면, 충분히 좋은 결과를 얻을 수 있답니다.
시작은 솔직함
그 이전에, 질의 응답 시간에 반드시 지켜야 할 원칙이 있습니다. 바로 ‘솔직함’ 입니다. 이는, 모르는 부분에 대해서는 모른다고 인정을 해야 하는 것을 의미합니다. 요즘은 스마트폰 태블릿 PC등 앉은 자리에서 인터넷 내용을 쉽게 검색할 수 있는 시기입니다.
따라서 정확히 알지 못하는 내용에 대해서 자신감 없는 태도로 답변을 했다가 그 내용이 틀렸을 경우, 앞 부분 발표를 아무리 잘 했더라도 발표 결과가 송두리째 나빠지는 결과를 낳을 수 있습니다.
따라서 모르는 질문에는 “해당 질문에 대한 답변은 제가 추가적으로 조사한 뒤 말씀 드려도 되겠습니까? 메일 주소 등을 주시면 제가 추후에 답변 드리도록 하겠습니다.” 정도로 이야기 해 주어도 충분합니다. (물론 모든 질문에 대해 이렇게 대답해야 할만큼 준비가 없어서도 안되겠지만)
또한, 많은 분들이 ‘질문’을 한 사람만 바라보며 답변을 하는 경우가 발생하는데, 이런 태도는 좋지 않은 태도입니다. 같은 발표 내에서 사람들이 궁금한 내용은 비슷할 것입니다. 그것을 대표적으로 한 사람이 질문한 것이기 때문에, 질문한 사람과 지속적으로 아이 컨택트 등을 하되, 다른 청중들에게도 모두 알려준다고 생각하고 답변을 하시는 태도가 중요합니다.
그러면 질의응답 시간에서 자주 나오는 4가지 문제와 해결법에 대해 알아보겠습니다.
1. 질문자가 너무 멀리 있어서 질문이 들리지 않을 때
질문자가 너무 멀리 있거나 질문자의 목소리가 너무 작아 질문이 들리지 않을 경우가 종종 존재합니다. 이럴 경우에는 3번의 질문을 하는 것이 중요합니다.
질문자에게 재질문 : ‘방금 말씀하신 내용이 잘 들리지 않습니다. 다시 한번 말씀해 주시겠습니까?
질문자의 옆 사람에게 재 질문 : ‘방금 옆에 계신 질문자가 질문하신 내용을 혹시 들으셨는지요?’
전체 청중에게 질문 : ‘방금 질문하신 내용을 들으신 분은 말씀해 주시겠습니까?’
이 3단계를 반복하며, 해당 단계에서 명확하게 질문을 들었다면 다음 단계로 진행하지 않아도 됩니다. 이럴 경우, 원 질문자에게 ‘ㅇㅇ내용을 물어보신 것이 맞으신가요?’ 라고 확인 후 답변을 시작하시기 바랍니다.
2. 질문자가 자신의 질문을 정리하지 못하고 우물쭈물 댈 때
많은 분들께서 이 상황을 유연하게 대처 하시지 못하고 시간을 허비합니다. 프리젠테이션을 집중도 있게 진행 했더라도 이런 시간이 길어지면 청중들은 집중력을 잃어버리고, 프리젠테이션이 임팩트 있었다는 사실도 잊어버릴 수 있습니다.
따라서 우물쭈물하는 질문자가 있다면 재빠르게 대처해야 합니다. 그럼에도 불구하고, 질문을 하는 사람 역시 청중이기에 결코 그의 기분을 상하게 해서도 안 될 것입니다. 질문을 정리 하지 못하고 있는 청중에게 다음과 같이 말을 합니다.
“지금 주신 질문이 ㅇㅇㅇ를 물어 보신 것이 맞나요?”
맞다고 하면 이 상황에서 답변을 하십시오. 만일 그것이 아니라면, 초기 질문자는 ‘그게 아니라..’ 라는 말과 함께 질문을 다시 정리하려고 할 것입니다. 하지만 그 찰나에 질문을 재빨리 정리해서 다시 질문 한다는 것은 불가능에 가깝죠. 이럴 경우에는 상대방의 말이 이어지기 전에 다음과 같이 말씀하세요.
“죄송합니다만, 질문 시간이 한정 되어 있기 때문에 잠시 다른 질문을 받는 동안 질문을 정리해 주시겠습니까? 다음 질문 이후 가장 먼저 대답해 드리도록 하겠습니다.”
이렇게 말하면 시간도 줄일 수 있고, 청중들의 집중력도 흐트러지지 않으며, 질문을 했던 사람 역시 큰 거부감 없이 발표자의 지시를 따르게 됩니다.
3. 악의적인 질문을 던진다
사실 일어나지 않아야 하는 경우지만, 아주 가끔 일어나는 경우도 있습니다. 대부분의 경우 굉장히 당황스러운 경우지요. 이럴 때는 단호하게 대처하시기 바랍니다
“지금 하신 질문은 제 주제와 전혀 상관이 없는 것 같습니다. 다음 질문 받겠습니다.”
그 이후 그 사람을 더 이상 쳐다보지 않아도 됩니다. 발표자는 그 장소에서 가장 권위 있는 사람이기에, 대부분의 청중들은 발표자인 여러분의 말을 들어주려 할 것입니다. 만일 악의적인 질문을 던진 사람이 계속적으로 전체 분위기를 망가뜨리려 할 경우, 다른 청중들도 불편해 할 것이니, 이에 대해 크게 걱정하지 않으셔도 됩니다.
4. 아무도 질문을 하지 않는다
이럴 때, 참 난감한 경우가 있지요. 어떻게 생각하면 별도 답변을 하지 않아도 되기 때문에 다행일 수도 있지만, 어떻게 생각하면 사람들이 발표에 흥미를 느끼지 못했을 경우도 있으니까요. 가장 일반적으로 “질문 사항이 없으시면 이 것으로 발표를 마치도록 하겠습니다.”로 끝마치면 됩니다.
혹시 질문을 이끌어 내고 싶으시다면 조금 강도를 높여서 “제 발표가 너무 완벽해서 질문이 필요 없나요? 그래도 궁금하신 분이 계실 것 같아 두 분만 질문을 받아보도록 하겠습니다.”정도로 유머와 함께 질문을 유도해 보시기 바랍니다.
여기서 주의하실 점은 ‘한 분만’ 이라고 하면 질문을 염두에 둔 청중이 강한 부담을 느껴 더욱 질문을 하지 않을 가능성이 커지니. 설령 한 명만 질문을 받게 되더라도 복수의 질문을 받겠다고 말씀해 주세요.
핵심은 자신감
모든 질의응답 시간에서 가장 중요한 것은 발표 시와 마찬가지로 ‘자신감’입니다. 비록 그 발표를 내가 준비했더라도 모든 내용을 다 완벽하게 알고 있을 수는 없습니다.
따라서 아는 범위 내에서 최대한 성실하게 답변하시고, 명확하지 않은 것을 추후 조사를 통해 알려주겠다고 이야기 해 주면 됩니다. 이 사실 하나 만으로도 ‘모든 질문에 반드시 완벽하게 답해야 한다’는 강박증에서 조금은 벗어나실 수 있을 것입니다.
질의응답까지 완벽한 프리젠테이션 하시길 바랍니다.....
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